Compliance · Leverancierscontrole
Houd zicht op de partijen waarmee je samenwerkt.
Een leverancier is meer dan een bedrijfsnaam. Documenten, controles, statuswijzigingen, gekoppelde flexwerkers en eerdere acties horen bij hetzelfde dossier. Veriflex brengt die informatie bij elkaar.
Leverancierscontrole is breder dan alleen de Wtta. Welke controles voor jouw organisatie relevant zijn, hangt af van de samenwerking, het type inhuur en je eigen risicobeheersing.
- BedrijfsgegevensDe juiste rechtspersoon en basisgegevens bij elkaar.Vastgelegd
- Documenten & bewijsBewaar relevante documenten en bewijs van uitgevoerde controles.Actueel
- Status & signalenZie waar een nieuwe controle of opvolging nodig is.Aandacht
- HistorieVind terug wat eerder is gecontroleerd en welke actie volgde.Beschikbaar
- Eén dossier per leverancier
- Controles en documenten bij elkaar
- Historie en opvolging terugvindbaar
De basis
Controle is geen eenmalig vinkje.
Bij leveranciers verandert informatie. Documenten worden vernieuwd, statussen kunnen wijzigen en een samenwerking kan zich uitbreiden met andere partijen of doorlening.
Bij de start
Controleer met wie je zaken doet.
Breng de leverancier in kaart, leg de juiste bedrijfsgegevens vast en bepaal welke controles en documenten voor de samenwerking relevant zijn.
Tijdens de samenwerking
Houd wijzigingen in beeld.
Plan hercontroles, volg signalen op en leg vast wanneer een status of document verandert. Zo blijft het dossier aansluiten op de actuele samenwerking.
Bij afwijkingen
Leg acties en besluiten vast.
Wanneer een controle aandacht vraagt, wil je later kunnen terugzien wat er is gesignaleerd, welke actie is genomen en wanneer opnieuw is gecontroleerd.
Leveranciersdossier
Alles wat bij de leverancier hoort, op één plek.
In Veriflex krijgt iedere leverancier een eigen dossier. Daar houd je bedrijfsgegevens, documenten, uitgevoerde controles, signalen, contactpersonen en historie bij.
Ook de flexwerkers die via die leverancier worden ingezet blijven aan het dossier gekoppeld. Daardoor zie je niet alleen de leverancier zelf, maar ook welke inzet erbij hoort.
- Bedrijfsgegevens
- Documenten
- Controles
- Flexwerkers
- Contactpersonen
- Historie
Vaste werkwijze
Van leverancier naar controlehistorie.
Een vaste controlecyclus maakt duidelijk wat je hebt gecontroleerd en wanneer opnieuw actie nodig is.
- LeverancierLeg de juiste partij vast.
- DocumentVoeg relevante bewijsstukken toe.
- ControleLeg vast wat is gecontroleerd.
- SignaalZie waar opvolging nodig is.
- ActieLeg vast wat je hebt gedaan.
- HistorieVind de eerdere stappen terug.
De precieze controle verschilt per onderwerp. Veriflex organiseert het proces en de vastlegging; welke toets of documentatie nodig is, volgt uit de toepasselijke wetgeving, contractafspraken en het beleid van je organisatie.
Wtta als voorbeeld
De Wtta maakt periodieke leverancierscontrole extra zichtbaar.
De officiële Wtta-checklist voor inleners adviseert een vaste werkwijze: breng uitleners in kaart, controleer de status bij de start, bewaar bewijs en controleer tijdens de samenwerking periodiek opnieuw.
Breng leveranciers in kaart
Weet van welke uitleners je personeel inleent en welke partijen onderdeel zijn van de keten.
Controleer bij de start
Controleer de relevante status en leg het bewijs van die controle vast in het leveranciersdossier.
Controleer opnieuw
De officiële checklist adviseert periodiek te controleren of de status nog actueel is.
Leg acties vast
Bij een wijziging of probleem wil je kunnen terugvinden welke opvolging binnen je organisatie heeft plaatsgevonden.
Breder dan Wtta
Ook andere leveranciersinformatie kan relevant zijn.
Niet ieder document of keurmerk is in iedere situatie wettelijk verplicht. Welke informatie je controleert hangt af van je type inhuur, sector, contracten en risicobeleid.
- Inlenersaansprakelijkheid
Bij inlening kan een inlener aansprakelijk worden gesteld voor niet-betaalde loonheffingen en btw van de uitlener. De Belastingdienst noemt onder meer een goede administratie, een verklaring betalingsgedrag en het gebruik van een g-rekening als manieren om risico te beperken.
- Verklaring betalingsgedrag
Een uitlener kan met een verklaring betalingsgedrag inlenersaansprakelijkheid aantonen hoe het staat met zijn aangifte- en betalingsverplichtingen voor loonheffingen en btw.
- G-rekening
Een g-rekening is een geblokkeerde rekening waarop een inlener onder voorwaarden een deel van het factuurbedrag kan storten om de financiële gevolgen van inlenersaansprakelijkheid te beperken.
- Eigen controles en keurmerken
Je organisatie kan daarnaast eigen controles, keurmerken of documentvereisten gebruiken. Veriflex kan zulke informatie bij het leveranciersdossier houden zonder te suggereren dat ieder onderdeel voor iedere leverancier wettelijk verplicht is.
Praktisch in Veriflex
Van losse controles naar één leveranciersdossier.
De waarde zit niet alleen in het uitvoeren van een controle, maar vooral in het terugvinden van de uitkomst en de opvolging wanneer je die later nodig hebt.
Status in beeld
Zie per leverancier welke onderdelen actueel zijn en waar aandacht nodig is.
Bewijs bewaren
Houd relevante documenten en bewijs van controles bij hetzelfde dossier.
Inzet gekoppeld
Zie welke flexwerkers en plaatsingen bij een leverancier horen.
Historie terugvinden
Bekijk eerdere controles, wijzigingen en vastgelegde acties vanuit dezelfde omgeving.
Officiële informatie
Bronnen voor deze pagina.
De controles die voor jouw organisatie nodig of verstandig zijn, kunnen per situatie verschillen. De genoemde Wtta-punten zijn algemene aanbevelingen uit de officiële checklist en niet allemaal afzonderlijke wettelijke verplichtingen.
Breng je leveranciersdossiers bij elkaar.
Bekijk hoe Veriflex leveranciers, documenten, controles, signalen, flexwerkers en historie vanuit één dossier organiseert.
Een persoonlijke kennismaking met Veriflex.